![]()
Contexte juridique de la thèse
- Qu’est-ce le dépôt légal de la thèse?
- Quels sont les textes législatifs qui régissent le dépôt et la diffusion de la thèse?
- Y a -t-il une obligation de déposer une version électronique de ma thèse?
- Comment choisir le type de diffusion électronique de ma thèse ?
- Pourrais-je modifier ma thèse avant sa diffusion ?
- Un éditeur souhaite publier ma thèse. Mon contrat signé avec l’Université de Strasbourg m’y autorise-t-il ?
- Ma thèse contient des informations confidentielles qui doivent être brevetées. J’aimerais les rendre inaccessibles en attendant le dépôt du brevet. Que faire ?
- Les travaux de ma thèse portent sur un sujet confidentiel. Combien de temps le caractère confidentiel d’une thèse peut-il être maintenu ?
- Ma thèse contient des images et des photographies, puis-je les diffuser ou faut-il les ôter de la version de diffusion ?
- Ma thèse contient des articles publiés dans une revue. Dois-je les retirer de ma thèse ?
- Ma thèse contient des extraits d’œuvres cinématographiques, puis-je les diffuser ?
- Ma thèse contient des données personnelles et/ou des informations médicales, puis-je les diffuser?
- Si ma thèse est diffusée sur Internet, ne risque-t-elle pas d’être plagiée ?
- Quels sont les documents nécessaires pour diffuser ma thèse en ligne ?
- Quelle est la date limite de dépôt après la soutenance ?
- Combien de temps faudra-t-il pour que ma thèse soit accessible sur le serveur de l’université ?
- Faut-il que j’inscrive ma thèse dans le fichier STEP de l’ABES ?
- J’ai soutenu ma thèse avant 2012 et je souhaiterais qu’elle soit diffusée sur le serveur de l’Université de Strasbourg. Comment procéder ?
- Comment obtenir une attestation de soutenance de thèse de doctorat ?
- Pourquoi faut-il déposer deux fichiers de ma thèse alors qu’ils sont identiques ?
- Quelle différence y-a-t-il entre la période d'embargo et la période de confidentialité ?
- Où dois-je déposer les fichiers après la soutenance ?
- Je viens de déposer mes fichiers sur Ecrin, et j'aimerais savoir si vous les avez bien tous reçu ?
- Sous quels formats, la thèse, les résumés et le formulaire d’enregistrement doivent-ils être déposés ?
- Comment remplir les autorisations de diffusion dans le contrat ?
- Comment les documents en ligne sont-ils protégés ?
- Sur votre site, il y a une erreur d’orthographe dans le titre, à qui dois-je m’adresser pour que cela soit corrigé ?
- Faut-il verrouiller la version d'archivage de la thèse ?
- Les signets et la table des matières cliquables présents sur le fichier source de ma thèse n'ont pas été récupérés dans le fichier PDF. Que dois-je faire ?
- Comment vérifier si le format de la version d'archivage de ma thèse est conforme ?
- Lors du test FACILE, le format de mon fichier a été déclaré non valide. Que dois-je faire pour le rendre conforme ?
- Quel logiciel utiliser pour convertir un fichier LaTeX en format PDF ?
- Je travaille sur un poste Unix. Quel logiciel utiliser pour convertir ma thèse en PDF ?
- Je travaille sur un poste MAC. Quel logiciel utiliser pour convertir ma thèse en PDF ?
- Quels formats utiliser pour les fichiers vidéo ou audio ?
- Lors du test FACILE, le format de mon fichier vidéo a été déclaré non valide. Que puis-je faire pour le rendre conforme ?
Outils de rédaction pour les doctorants
- Existe-t-il un modèle pour la page de titre de la thèse à l’Université de Strasbourg ?
- Peut-on mettre une illustration en couverture ?
- Quelle taille le résumé doit-il avoir ?
- Quelle taille le fichier de la thèse doit-il avoir ?
- L’Université de Strasbourg propose-t-elle des formations pour les doctorants ?
- Comment nommer mes fichiers ? Où puis-je trouver des outils sur la rédaction des références bibliographiques
![]()
Contexte juridique de la thèse
Institué en 1537 par François Ier, le dépôt légal permet la collecte, la conservation et la consultation de documents de toute nature, afin de constituer une collection de référence, élément essentiel de la mémoire collective du pays. (Source : BnF)
Les universités sont les organismes dépositaires du dépôt légal des thèses de doctorat en France.
Des dispositions pénales sont prévues par l'article L133-1 du code du patrimoine, pour toute personne essayant de se soustraire volontairement à l'obligation de dépôt légal.
Un arrêté ministériel a été publié le 25 mai 2016 fixant le cadre national de la formation et les modalités conduisant à la délivrance du diplôme national de doctorat.
Depuis le 1er janvier 2012, l’Université de Strasbourg a rejoint les établissements qui ont adopté le dépôt légal sous forme électronique et le dépôt dans l’application nationale STAR de l’ABES (Agence Bibliographique de l'Enseignement Supérieur). Le dépôt de la version électronique est donc obligatoire.
Après la soutenance, vous devez obligatoirement déposer la version d'archivage et la version de diffusion de votre thèse.
Pour plus d’informations, consulter le site de l’Université, rubrique "Dépôt électronique des thèses".
L'arrêté du 25 mai 2016 rend obligatoire la diffusion des thèses soutenues et corrigées sur l'Intranet universitaire et conditionne la délivrance du diplôme. L'Université de Strasbourg propose dans son contrat deux types de diffusion :
- Diffusion publique sur Internet : le contenu de la thèse est accessible à tous ;
- Diffusion restreinte à la communauté universitaire : la thèse est diffusée sur l’Intranet universitaire. Le contenu de la thèse est accessible à l'ensemble de la communauté universitaire.
Si vous souhaitez différer la date de diffusion sur Internet, vous pouvez indiquer dans le contrat une date de fin d'embargo. Votre thèse ne sera mise en ligne qu'à compter de cette date.
L'Université de Strasbourg ne diffuse que la version de soutenance. Seules les corrections demandées par le jury de soutenance sont acceptées.
- Un éditeur souhaite publier ma thèse. Mon contrat signé avec l’Université de Strasbourg m’y autorise-t-il ?
Le contrat signé avec l’Université de Strasbourg n’a pas de caractère exclusif et laisse à l’auteur toutes les possibilités de diffusion concomitante de sa thèse chez un éditeur commercial ou sur un autre serveur.
- Ma thèse contient des informations confidentielles qui doivent être brevetées. J’aimerais les rendre inaccessibles en attendant le dépôt du brevet. Que faire ?
La diffusion d'une thèse est interdite durant toute la durée de la procédure de demande de brevet. Avant la soutenance, le directeur de thèse doit déposer une demande de confidentialité. La thèse ne sera mise en ligne qu’à compter de la date de fin de confidentialité.
La durée de la confidentialité est décidée par le jury de soutenance sur proposition du directeur de thèse.
- Ma thèse contient des images et des photographies, puis-je les diffuser ou faut-il les ôter de la version de diffusion ?
Les images et les photographies sont soumises à des droits. Pour les diffuser, vous devez obtenir l’autorisation de l'auteur ou des auteurs mais aussi celle des personnes et des propriétaires des biens représentés sur le document.
Par ailleurs, pour chaque document, vous devez citer sa source ou ses références bibliographiques.
Conformément au protocole d'accord signé entre le Ministère de l'enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation et les sociétés qui gèrent les droits d'auteur, vous pouvez diffuser jusqu'à 20 œuvres des arts visuels par travail pédagogique ou de recherche mis en ligne, avec une définition limitée à 800 x 800 pixels et une résolution limitée à 72 DPI. L'extraction de ces œuvres protégées doit être empêchée lors du paramétrage des droits d'accès du fichier PDF de la version de diffusion de votre thèse.
(Cf. art. 3.2.2.2. et art. 4.2.3. de l'accord publié dans le Bulletin officiel de l'Éducation Nationale n°35 du 29 septembre 2016 (NOR : MENE1600684X), reconductible par accord tacite et avenant du 26 décembre 2019 (NOR : MENE2000032X)).
Au-delà des 20 œuvres autorisées, vous devez obtenir les autorisations des ayants droits. A défaut, vous devez retirer ou masquer l’image et ajouter une mention de retrait (« image/figure retirée car protégée par le droit d’auteur ».
La diffusion sur Internet de la version complète de la thèse, contenant des extraits d'œuvres protégées, est autorisée sous conditions par le Protocole d'accord sur l'utilisation des livres, des œuvres musicales éditées, des publications périodiques et des œuvres des arts visuels à des fins d'illustration des activités d'enseignement et de recherche (Cf. art. 3.2.2.2. de l’accord publié dans le Bulletin officiel de l'Éducation Nationale n°35 du 29 septembre 2016 (NOR : MENE1600684X), reconductible par accord tacite.
Les œuvres non couvertes par ce protocole d'accord, doivent être remplacées par leur référence bibliographique avec l'URL pérenne (DOI) de la version électronique sur le site de l’éditeur.
Si vos articles ne sont pas encore publiés, vous pouvez différer la mise en ligne de votre thèse sur Internet en demandant une période d’embargo dans votre contrat, vous y mentionnerez également la date de diffusion souhaitée.
Concernant l'utilisation des œuvres cinématographiques et audiovisuelles à des fins d'illustration des activités d'enseignement et de recherche, ainsi que la mise en ligne sur Internet d’extraits d’œuvres dans les thèses, il convient de se reporter aux accords du 4 décembre 2009 (art. 1.2 et art. 2.3).
Vous devez anonymiser les données à caractère personnel afin de rendre impossible l’identification des personnes et vous conformer au RGPD (règlement général sur la protection des données).
Plus d’informations, sur la page de la déléguée à la protection des données (DPO – Data Protection Officer) de l’Université et sur le site de la CNIL.
![]()
Dépôt de la thèse après la soutenance
Le plagiat est un délit à l'encontre du droit d'auteur, passible de sanctions civiles et pénales.
La possibilité de plagiat existe que la thèse soit diffusée en format papier en bibliothèque ou en format électronique sur Internet. Cependant, la diffusion sur Internet permet de lutter contre ce fléau car elle renforce la visibilité de votre travail auprès du grand public mais aussi de la communauté scientifique. Le repérage des auteurs du délit sera facilité car l'information est plus largement diffusée.
Pour plus de précisions, consulter le site des Services numériques de l’Université de Strasbourg.
La liste des documents à fournir est disponible sur le site de l'université dans la rubrique « Procédure de dépôt électronique ».
Pour déposer la version définitive de votre thèse et tous les documents qui l’accompagnent, vous avez un délai de :
- 1 mois après la date de soutenance s'il n'y a pas de corrections à apporter à votre manuscrit,
- 3 mois s'il y a des corrections à effectuer.
La validation des corrections doit être certifiée par le directeur de thèse ou le président du jury.
Les différentes vérifications et le traitement des fichiers nous imposent un délai approximatif de 3 à 6 mois.
L’inscription au fichier STEP (Signalement des Thèses En Préparation) est obligatoire et est effectuée directement par les Écoles doctorales concernées.
Dès la création de votre compte par l'établissement, vous êtes prévenu par mail (sur votre adresse personnelle ou institutionnelle, en fonction de celle que vous avez fournie à votre établissement).
Depuis votre interface, vous avez la possibilité de corriger vos coordonnées postales et électroniques et de modifier la description de votre thèse (le titre, la discipline, le domaine, les mots clés et les résumés).
- J’ai soutenu ma thèse avant 2012 et je souhaiterais qu’elle soit diffusée sur le serveur de l’Université de Strasbourg. Comment procéder ?
Veuillez prendre contact avec le Service des bibliothèques de l’université qui vous indiquera la procédure à suivre.
Pour obtenir une attestation de soutenance de thèse de doctorat, veuillez-vous adresser auprès du Collège doctoral - Pôle Scolarité de l’Université.
Vous devez déposer 2 fichiers :
1. La version d’archivage de votre thèse sera déposée sur le serveur d'archivage pérenne des données scientifiques mis en place par le CINES. La conformité du format PDF avec l’outil FACILE est exigée.
2. La version de diffusion sera diffusée sur la plateforme Thèses-Unistra de l’Université. La conformité du format PDF avec l’outil FACILE n’est pas demandée.
Vous devez choisir de diffuser la version incomplète de votre thèse sur Internet, uniquement si vous n’avez pas obtenu les autorisations adéquates pour les œuvres protégées.
Dans le cadre du dépôt légal de la thèse, la diffusion de la version complète (version intégrale) de la thèse est obligatoire sur l’intranet universitaire.
- Comment remplir le contrat de diffusion et le formulaire, en cas de diffusion de la version incomplète de la thèse ?
Pour la diffusion incomplète sur Internet :
- dans le contrat de diffusion, vous devez compléter l’art. 2 et cocher la case : « la version incomplète de sa thèse après retrait des œuvres protégées par les droits d’auteur»,
- dans le formulaire d’enregistrement, vous devez compléter la partie « Informations sur le contenu de la version de diffusion de la thèse », cocher la case : « Après retrait des œuvres ou extraits significatifs d’œuvres protégées et signalées comme telles dans la thèse ? », et préciser les éléments retirés ainsi que les numéros des pages concernées.
L'auteur de la thèse peut demander, dans le contrat signé avec l'université, une diffusion différée de sa thèse à une date déterminée. La demande d'embargo ne concerne que la diffusion sur Internet. Durant l’embargo, la thèse est diffusée sur l’intranet universitaire et sur les postes publics des bibliothèques du l’Université.
La période de confidentialité est prononcée par le Président du jury à l'issue de la délibération sur proposition du directeur de thèse. Elle concerne aussi bien la diffusion sur intranet que la diffusion sur Internet. La thèse n’est diffusée qu’à partir de la date de fin de confidentialité.
La période de confidentialité ou d'embargo de ma thèse arrive à son terme. Puis-je demander une prolongation ? Toute demande de prolongation doit être effectuée avant l'expiration du délai. Une fois la date expirée, la version de diffusion de la thèse est mise en ligne automatiquement sur la plateforme de diffusion TEL et sur theses.fr.
Toute demande de prolongation d’embargo est à déposer auprès du service des bibliothèques. Vous devez signer un nouveau contrat de diffusion.
Toute demande de prolongation de confidentialité est à effectuer par le directeur de thèse auprès du Collège doctoral - Pôle Scolarité.
- Quels éléments dois-je retirer ou masquer dans la version incomplète de la thèse sur Internet ?
Vous devez retirer tous les éléments protégés par les droits d'auteur pour lesquels vous n'avez pas obtenu d'autorisation de diffusion, à l'exception des extraits d’œuvres visées par le protocole d'accord publié dans le Bulletin officiel de l'Éducation Nationale n°35 du 29 septembre 2016 (NOR : MENE1600684X).
![]()
Dépôt via la plateforme Ecrin
Vous devez déposer l’ensemble des fichiers sur la plateforme Ecrin (accessible via Ernest).
Un message de confirmation ou d'erreur s'affiche après chaque dépôt de fichier.
En cas de problème, veuillez contacter le service des bibliothèques.
![]()
Aspects techniques de la thèse électronique
- Sous quels formats, la thèse, les résumés et le formulaire d’enregistrement doivent-ils être déposés ?
Le contrat de diffusion et le formulaire d'enregistrement complétés, datés et signés, doivent être scannés en format PDF.
Dans l’art.1 du contrat, via le menu déroulant, vous devez autoriser ou non la diffusion sur internet.
Dans l'art. 2 du contrat, vous certifiez si vous avez déposé la version complète ou la version incomplète de la thèse en cochant la case correspondante.
Nous vous rappelons que la diffusion de la version complète est obligatoire sur l’Intranet. Vous ne pouvez déposer la version incomplète que si vous avez autorisé la diffusion sur Internet et que vous n’avez pas obtenu toutes les autorisations pour les œuvres protégées par des droits d’auteur insérées dans votre thèse.
Nos services mettent en place la protection des fichiers.
Les paramétrages du fichier de diffusion sont l'interdiction des modifications et du copier-coller du contenu de la thèse.
Vous pouvez choisir d'autoriser ou non l'impression en cochant la case correspondante dans votre contrat de diffusion.
- Sur votre site, il y a une erreur d’orthographe dans le titre, à qui dois-je m’adresser pour que cela soit corrigé ?
Pour toute erreur dans le signalement ou toute autre modification, veuillez contacter le Service des bibliothèques de l’université.
Même si votre thèse est confidentielle, la version d'archivage ne doit être ni verrouillée, ni cryptée. Elle sera archivée au CINES et ne sera pas diffusée au public. Le CINES a une mission de conservation à long terme. Il doit garantir la pérennité des documents et faire évoluer les formats.
- Les signets et la table des matières cliquables présents sur le fichier source de ma thèse n'ont pas été récupérés dans le fichier PDF. Que dois-je faire ?
Il est vivement recommandé de mettre une table des matières cliquable et des signets pour faciliter la navigation au sein du fichier de votre thèse mais ce n'est pas obligatoire.
Le logiciel PDFCreator ne récupère pas les signets et les liens hypertexte lors de la conversion en fichier PDF. Pour conserver les liens, il serait préférable d'utiliser LibreOffice, Microsoft Word ou Acrobat Pro lors de la conversion de votre fichier.
Attention : si votre fichier est volumineux, PDFCreator peut aussi altérer le contenu du fichier (suppression de caractères, suppression d'images …). Veuillez vérifier que le contenu du fichier n’a pas été altéré lors de l’opération.
Le CINES vous propose un outil en ligne FACILE permettant de vérifier la conformité du format de votre fichier PDF.
Vous y trouverez également la liste des formats compatibles, pris en charge par la plateforme d'archivage du CINES.
- Lors du test FACILE, le format de mon fichier a été déclaré non valide. Que dois-je faire pour le rendre conforme ?
Les formats PDF 1.2 et 1.3 sont obsolètes. Il est recommandé d'utiliser une version ultérieure (PDF 5 ou PDF 6).
Sur son site, dans l’onglet « Correction PDF », le CINES propose 2 outils de correction PDFtk et Ghostscript.
Le logiciel Adobe Acrobat 2017 peut optimiser analyser et corriger les erreurs (onglet « Outils » rubrique « Optimiser le PDF »).
Le logiciel libre et gratuit jPDF Tweak permet une conversion sans éditer le contenu et la création d'un fichier PDF conforme, compilé.
La compilation est l'opération qui permet à LaTeX de transformer vos fichiers sources (.tex, .bib) contenant les instructions de mise en page et le contenu en un document final (généralement au format .pdf).
Les résumés doivent également être compilés ou à défaut être saisis en UTF-8.
L'Abes recommande l'utilisation d'un convertisseur gratuit sous Unix PDF Toolkit (PDF Chain PDFtk).
Il est recommandé d'effectuer la conversion sur un poste PC avec Adobe Acrobat Pro ou PDFCreator.
Sur FACILE, vous trouverez la liste de tous les formats compatibles, pris en charge par la plateforme d'archivage du CINES.
- Lors du test FACILE, le format de mon fichier vidéo a été déclaré non valide. Que puis-je faire pour le rendre conforme ?
Pour les problèmes d'encodage des vidéos non validées lors du test FACILE, il faut utiliser un transcoder, comme le logiciel libre Handbrake, par exemple.
Veuillez nommer les fichiers selon les modèles suivants :
- nom_prenom_annee_ED+numeroEcoledoctorale.pdf pour la version de diffusion de la thèse. Ex : Dupont_Antoine_AAAA_ED414.pdf
- nom_prenom_annee_ED+numeroEcoledoctorale_A.pdf pour la version d'archivage de la thèse. Ex : Dupont_Antoine_AAAA_ED414_A.pdf
- nom_prenom_annee_ED+numeroEcoledoctorale_formulaire.pdf pour le formulaire d'enregistrement. Ex : Dupont_Antoine_AAAA_ED414_formulaire.pdf
- nom_prenom_annee_ED+numeroEcoledoctorale_contrat.pdf pour le contrat de diffusion. Ex : Dupont_Antoine_AAAA_ED414_contrat.pdf
- nom_prenom_annee_ED+numeroEcoledoctorale_resumes.doc pour le fichier des résumés. Ex : Dupont_Antoine_AAAA_ED414_resumes.pdf
! Ne pas mettre d’accents, ni de symboles, ni d’espace dans le nom des fichiers !
![]()
Outils de rédaction pour les doctorants
Il est obligatoire d’utiliser la première de couverture et la quatrième de couverture de l’Université de Strasbourg.
Les modèles sont disponibles sur le site de l’Université, rubrique : « Conseils techniques ».
Vous pouvez rajouter des illustrations en couverture si leur diffusion est autorisée par leur auteur, si elles ne sont pas soumises au droit à l’image ou si elles sont libres de droit.
Le résumé doit comporter au maximum 1000 caractères, avec les espaces. Il sert à la description bibliographique de votre thèse.
A ne pas confondre avec le résumé long/substantiel (10% du manuscrit), obligatoire si votre thèse est rédigée dans une autre langue que le français, conformément à l’Arrêté du 25 mai 2016).
Il n'y a pas de limite de taille pour la version d'archivage.
Par contre, pour faciliter la consultation en ligne, il est préférable de limiter la taille du fichier de la version de diffusion à 100 Mo.
Pour connaître les formations destinées aux doctorants, veuillez consulter le site de l’URFIST de Strasbourg.
La rédaction des références bibliographiques obéit à des règles strictes de structuration des informations citées. De nombreux guides sont disponibles sur Internet :
- Citer les sources : disponible sur le site INSA-Lyon;
- Citer une référence : disponible sur le site CoopIST;
- Rédiger des références bibliographiques (Diapason);
- Citer ses sources (Infosphère) disponible sur le site de l’UQAM.
Des supports de formation aux logiciels de gestion des références bibliographiques sont également disponibles sur les sites de l’URFIST de Strasbourg et de l’URFIST de Lyon.
Mise à jour : 27/01/2023