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Outils de rédaction pour les doctorants
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Contexte juridique de la thèse
- Qu’est-ce le dépôt légal de la thèse?
Institué en 1537 par François Ier, le dépôt légal permet la collecte, la conservation ainsi que la consultation de documents de toute nature, afin de constituer une collection de référence, élément essentiel de la mémoire collective du pays (Source : BnF)
S'agissant des thèses, le dépôt légal est en vigueur depuis l'arrêté du 25 septembre 1985 et t doit se faire obligatoirement au format électronique depuis l'arrêté du 25 mai 2016 modifié par l'arrêté du 26 août 2022.
Les universités sont les organismes dépositaires du dépôt légal des thèses de doctorat en France.
Des dispositions pénales sont prévues par l'article L133-1 du code du patrimoine, pour toute personne essayant de se soustraire volontairement à l'obligation de dépôt légal.
- Y a -t-il une obligation de déposer une version électronique de ma thèse?
Oui, le dépôt de la version électronique est obligatoire.
Depuis le 1er janvier 2012, l’Université de Strasbourg a rejoint les établissements qui ont adopté le dépôt légal sous forme électronique et le dépôt dans l’application nationale STAR de l’ABES (Agence Bibliographique de l'Enseignement Supérieur).
- Quelles modalités de diffusion l'auteur peut choisir pour sa thèse ?
L'arrêté du 25 mai 2016 rend obligatoire la diffusion de la thèse dans l'établissement de soutenance et au sein de la communauté universitaire. L'auteur ne peut s'y opposer. Lorsqu'une thèse est confidentielle, la diffusion obligatoire susmentionnée est repoussée à l'échéance de la période de confidentialité.
La diffusion sur Internet est quant à elle subordonnée à l'autorisation de l'auteur, sous réserve de l'absence de clause de confidentialité.
L'Université de Strasbourg propose dans son contrat trois types de diffusion :
- Diffusion immédiate sur Internet : la thèse est accessible à tous immédiatement ;
- Diffusion différée sur Internet : pendant cette période d'embargo, la thèse est consultable sur authentification depuis l’intranet national et sans authentification depuis les postes informatiques des bibliothèques intégrées de l’Université. A la fin de l'embargo, la thèse sera accessible à tous sur Internet ;
- Diffusion restreinte à la communauté universitaire : la thèse est consultable sur authentification depuis l’intranet national et sans authentification depuis les postes informatiques des bibliothèques intégrées de l’Université.
- Pourrais-je modifier ma thèse avant sa diffusion ?
Seules les corrections demandées et validées par le jury de soutenance ainsi que celles visant à mettre la thèse en conformité avec le droit français (respect du droit à l’image, du règlement général sur la protection des données - RGPD et du droit d’auteur) sont autorisées.
- Le contrat de diffusion signé avec l’Université de Strasbourg m’autorise-t-il à publier ma thèse ?
Ce contrat n’a pas de caractère exclusif et laisse à l’auteur toutes les possibilités de diffusion concomitante de sa thèse chez un éditeur commercial ou sur un autre serveur.
- Comment et combien de temps le caractère confidentiel d’une thèse est-il applicable ?
La confidentialité est prononcée par l'administration sur décision du jury de soutenance après proposition motivée du directeur de thèse.
Les thèses sont des archives publiques soumises au code du patrimoine, pour ce qui concerne leur confidentialité : article L. 213-2 du code du Patrimoine. La commision d'accès aux documents administratifs (CADA) propose un tableau récapitulatif des motifs et durées maximales de confidentialité.
- Ma thèse contient des informations confidentielles qui doivent être brevetées. J’aimerais les rendre inaccessibles en attendant le dépôt du brevet. Que dois-je faire ?
La confidentialité de la thèse doit être prononcée pour toute la durée de la procédure de demande de brevet. La thèse ne sera mise en ligne qu’à compter de la date de fin de confidentialité.
- Quelles oeuvres puis-je insérer dans ma thèse ?
- les œuvre s dont vous êtes l'auteur. Con c ernant vos photographies, voir la question Ma thèse contient des illustrations et photographies ;
- les œuvres tombées dans le domaine public : 70 ans après la mort de l'auteur, son oeuvre n'est plus soumise au droit patrimonial ;
- les œuvres sous licence de libre diffusion (licences creative commons) ;
- les œuvres soumises au droit d'auteur dès lors que vous avez obtenu l'autorisation expresse des ayants droits ;
- les œuvres soumises au droit d'auteur et relevant de l'exception pédagogique .
- Que permet l'exception pédagogique dans le cadre d'une thèse ?
L ' exception pédagogique est formalisé e par l'accord sectoriel du 22 juillet 2016 modifié par l'avenant du 26-12-2019 : Protocole d'accord sur l'utilisation et la reproduction des livres, des œuvres musicales éditées, des publications périodiques et des œuvres des arts visuels à des fins d'illustration des activités d'enseignement et de recherche.
Ce protocole vous permet d'intégrer dans la thèse des œuvres ou extraits d'œuvres soumis au droit d'auteur sans l'autorisation expresse des titulaires des droits, à l’exception des œuvres musicales éditées, en l’absence de toute utilisation commerciale, à la double condition que les œuvres ou extraits d’œuvres ne puissent pas être extraits, en tant que tels, du document et que l’auteur de la thèse n’ait pas conclu un contrat d’édition avant la mise en ligne. L’auteur bénéficiant de cet accord et souhaitant diffuser sa thèse sur internet, vérifie sous sa seule responsabilité que ces conditions sont remplies. Après vérification, l’auteur fournit à l’Université un fichier supplémentaire et paramétré de sa thèse, empêchant la copie ainsi que l’extraction de contenu et de pages. Ce fichier supplémentaire sera diffusé sur Internet par l’Université.
- Quels éléments puis-je intégrer à ma thèse au titre de l'exception pédagogique ?
- 20 œuvres des arts visuels avec une définition limitée à 800 x 800 pixels ainsi qu'une résolution à 72 DPI ; - des extraits d' œuvres musicales : chaque extrait ne peut exceder 30 secondes sans dépasser 10% de la durée totale de l'œuvre intégrale. En cas d'utilisation de plusieurs extraits d'une même œuvre, la durée totale de ces extraits ne peut excéder 15 % de la durée totale de l'œuvre ;
- des extraits d' œuvres audiovisuelles ou cinématographiques : chaque extrait ne peut exceder 6 minutes sans dépasser 10 % de la durée totale de l'œuvre intégrale. En cas d'utilisation de plusieurs extraits d'une même œuvre, la durée totale de ces extraits ne peut excéder 15 % de la durée totale de l'œuvre ;
- des extraits d' œuvres conçues à des fins pédagogiques éditées sous forme de livre : l'extrait ne peut excéder 4 pages consécutives, dans la limite de 10 % de la pagination de l'ouvrage, par travail pédagogique ou de recherche ;
- des extraits d' œuvres conçues à des fins pédagogiques éditées sous forme de publications périodiques : l'extrait ne peut excéder 2 articles d'une même parution, dans la limite de 10 % de la pagination pour les publications imprimées, par travail pédagogique ou de recherche ;
- des extraits d' autres œuvres imprimées : partie ou fragment d'une oeuvre raisonnable et non substituable à la création dans son ensemble d'un article, d'un roman, d'un ouvrage de synthèse . La musique imprimée n'est pas couverte par ce protocole .
- Quels éléments ne doivent pas figurer dans ma thèse ?
- des oeuvres soumises au droit d'auteur, hors périmètre de l'exception pédagogique, sans autorisation expresse des ayants droits. Ces oeuvres doivent être remplacées par leur référence bibliographique avec , s'il y a lieu, le DOI ;
- des données à caractère personne l . La thèse doit être anonymisées, ceci afin de rendre impossible l’identification des personnes et de respecter le cas échéant le secret médical ;
- les illustrations protégées par le droit à l’image sans les autorisations requises .
- Ma thèse contient des illustrations, des photographies ou des vidéos, puis-je les diffuser ?
Pour diffuser des illustrations ou des images, vous devez obtenir l’autorisation de l'auteur de l'illustration ou de la vidéo, de l'auteur du bien photographié ou filmé, et dans certains cas du propriétaire des biens représentés sur le document. P our vous aider à y voir plus clair : https://ethiquedroit.hypotheses.org/3898#titre6
Par ailleurs, pour chaque document, vous devez citer sa source ou ses références bibliographiques.
L'exception pédagogique vous autorise à intégrer 20 illustrations selon les modalités présentées à la question Que permet l'exception pédagogique dans le cadre d'une thèse ? Au-delà des 20 œuvres autorisées, vous devez obtenir les autorisations des ayants droits. A défaut, vous devez retirer ou masquer l’image et ajouter une mention de retrait («Image protégée par le droit d’auteur » .
- Ma thèse contient des données personnelles et/ou des informations médicales, puis-je les diffuser ?
Vous devez anonymiser les données à caractère personnel afin de rendre impossible l’identification des personnes et de vous conformer au règlement général sur la protection des données (RGPD ).
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Dépôt sur Ecrin
- Où dois-je déposer les fichiers après la soutenance ?
Vous devez déposer l’ensemble des fichiers sur la plateforme
Ecrin.
Aucun accusé de réception ne vous sera envoyé par mail. Lors de dépôt, un rapide message pop-up vous indique que l'envoi à démarré puis que tout à été envoyé. Le résultat de l 'envoi apparait en dessous de la zone "Glisser-déposer des fichiers et dossiers" avec la mention "envoyé".
- Quelle est la date limite de dépôt après la soutenance ?
Pour déposer la version définitive de votre thèse et tous les documents qui l’accompagnent, vous avez un délai de :
- 1 mois après la date de soutenance s'il n'y a pas de corrections à apporter à votre manuscrit,
- 3 mois s'il y a des corrections à effectuer. La validation des corrections doit être certifiée par le directeur de thèse ou le président du jury.
- Combien de temps faudra-t-il pour que ma thèse soit accessible sur la plateforme de diffusion ?
Les différentes vérifications et le traitement des fichiers, réalisés conjointement par le Collège doctoral - Pôle Scolarité de l’Université et par le Service des bibliothèques imposent un délai approximatif de 3 à 6 mois.
- Comment obtenir une attestation de réussite au diplôme de doctorat ?
Pour obtenir une attestation de soutenance de thèse de doctorat, veuillez-vous adresser auprès du Collège doctoral - Pôle Scolarité de l’Université.
- Ma thèse ne risque-t-elle pas d’être plagiée ?
Le risque de plagiat existe , que la thèse soit diffusée en format papier en bibliothèque ou en format électronique sur Internet. Le dépôt légal de la thèse permet de lutter contre le plagiat en apportant une preuve de paternité et d’antériorité des travaux en cas de litige. La diffusion sur Internet permet de lutter contre ce fléau car elle renforce la visibilité de votre travail auprès du grand public mais aussi de la communauté scientifique. Nous vous rappelons que le plagiat est un délit à l'encontre du droit d'auteur, passible de sanctions civiles et pénales.
- Comment être sûr que je ne plagie pas ?
L’absence de citation claire et transparente d’une source empruntée à un tiers ou à soi-même est constitutive de plagiat. Le plagiat est une faute grave, susceptible de mener à des sanctions administratives et disciplinaires pouvant aller jusqu’au renvoi de l’Université et au retrait du diplôme de doctorat.
Il existe des logiciels anti-plagiat permettant de le détecter (Exemple : Compilatio).
- J’ai soutenu ma thèse avant 2012 et je souhaiterais qu’elle soit diffusée sur le serveur de l’Université de Strasbourg. Comment procéder ?
V ous pouvez prendre contact avec le service dédié : bu-theses@unistra.fr
- Quelle version de ma thèse dois-je déposer sur Ecrin ?
La version déposée doit être celle validée par le jury : version de soutenance avec le cas échéant les corrections demandées et validées par le jury. Cette version doit respecter le droit à l’image, le règlement général sur la protection des données (RGPD) et le droit d’auteur ; elle est considérée comme la version complète de la thèse.
Vous avez également la possibilité de diffuser sur Internet une version incomplète (version expurgée d'un ou plusieurs chapitres) de votre thèse. Pour cela, vous devez déposer un fichier supplémentaire et remplir le formulaire d'enregistrement en conséquence. La version complète sera par contre accessible via l'intranet national par les membres de la communauté universitaire française.
- Quelle différence y-a-t-il entre l'embargo et la confidentialité ?
L'embargo :
Dans le contrat de diffusion, l'auteur peut demander un embargo c'est-à-dire une diffusion différée de sa thèse sur internet jusqu'à une date déterminée. Durant l’embargo, la thèse est accessible sur l’intranet universitaire et sur les postes publics des bibliothèques de l’Université. L'embargo n'a pas besoin d'être justifié mais il doit être d'une durée raisonnable (de 5 ans maximum). Une thèse sous embargo est archivée au CINES et signalée dans le Sudoc ainsi que sur theses.fr.
La confidentialité :
Une thèse confidentielle est totalement inaccessible. La confidentialité doit être justifiée et est limitée dans le temps. Vous trouverez la liste des cas dérogatoires sur le site de la CADA : https://www.cada.fr/administration/archives-publiques . C'est l'Université, sur proposition du jury de soutenance, qui décide de la confidentialité et de sa prolongation si nécessaire. Une thèse confidentielle est archivée au CINES et signalée dans le Sudoc ainsi que sur theses.fr.
- Puis-je demander une prolongation de confidentialité ?
Seul le jury de soutenance peut décider de la prolongation de confidentialité. Toute demande de prolongation doit être effectuée au moins un mois avant la date de fin de confidentialité initiale. Le délai d'un mois est necessaire pour le traitement administratif de la demande.
Si aucune demande de prolongation n'a été faite, la thèse sera diffusée automatiquement selon les choix effectués par l'auteur dans le contrat de diffusion.
- L'embargo de ma thèse arrive à son terme. Puis-je demander une prolongation ?
L'auteur de la thèse peut demander une prolongation d'embargo, sans dépasser un maximum de 5 ans après la date de soutenance. La demande est à déposer auprès du service des bibliothèques sous forme d'un nouveau contrat de diffusion signé.
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Aspects techniques de la thèse électronique
- Sous quels formats la thèse, le contrat et le formulaire d’enregistrement doivent-ils être déposés ?
La thèse ainsi que le contrat de diffusion sont à déposer au format PDF.
L e formulaire d'enregistrement est à déposer en format texte.
Des fichiers annexes (vidéos, audios,...) peuvent être déposés dans d'autres formats. Vous pouvez retrouver la liste des formats archivables sur Facile
- Faut-il protéger le fichier de la thèse?
Le fichier déposé ne doit être ni paramétré ni verrouillé mais doit avoir pass é avec succès le test sur FACILE.
Si sous souhaitez diffuser sur Internet un fichier protégé, vous devrez déposer un fichier supplémentaire de la thèse.
- Comment vérifier si le format du fichier de ma thèse est conforme ?
Le Centre informatique national de l'enseignement supérieur ( CINES ) vous propose un outil en ligne FACILE permettant de vérifier la conformité du format de votre fichier PDF.
Vous y trouverez également la liste des formats compatibles, pris en charge par la plateforme d'archivage du CINES.
- Lors du test FACILE, le format de mon fichier a été déclaré non valide. Que dois-je faire pour le rendre conforme ?
Les formats PDF 1.0 à 1.3 ne sont pas archivables et i l est recommandé d'utiliser une version ultérieure (PDF 5 ou PDF 6).
Sur son site, dans l’onglet « Correction PDF », le CINES propose 2 outils de correction PDFtk et Ghostscript.
Le logiciel Adobe Acrobat 2017 peut optimiser , analyser et corriger les erreurs (onglet « Outils » rubrique « Optimiser le PDF »).
- Quel logiciel utiliser pour convertir un fichier LaTeX en format PDF ?
Le logiciel libre et gratuit jPDF Tweak permet une conversion sans éditer le contenu et la création d'un fichier PDF conforme et c ompilé.
- Quel logiciel utiliser pour convertir ma thèse en PDF, depuis un poste Unix ?
Vous pouvez utiliser un convertisseur gratuit sous Unix PDF Toolkit (PDF Chain PDFtk).
- Quel logiciel utiliser pour convertir ma thèse en PDF, depuis un MAC ?
Il est recommandé d'effectuer la conversion sur un poste PC avec Adobe Acrobat Pro ou PDFCreator.
- Quels formats utiliser pour les fichiers vidéo ou audio ?
Sur FACILE, vous trouverez la liste de tous les formats compatibles, pris en charge par la plateforme d'archivage du CINES.
- Lors du test FACILE, le format de mon fichier vidéo a été déclaré non valide. Que puis-je faire pour le rendre conforme ?
Il est recommandé d' utiliser un transcoder, comme le logiciel libre Handbrake, par exemple.
- Comment nommer mes fichiers ?
Veuillez nommer les fichiers selon les modèles suivants :
nom_prenom_annee_ED+n°Ecoledoctorale.pdf pour le fichier de la thèse
Ex : Dupont _Antoine_ 2024 _ED414.pdf
nom_prenom_annee_ED+n°Ecoledoctorale_formulaire.pdf pour le formulaire d'enregistrement
Ex : Dupont_Antoine_ 2024 _ED414_formulaire.pdf
nom_prenom_annee_ED+n°Ecoledoctorale_contrat.pdf pour le contrat de diffusion
Ex : Dupont_Antoine_ 2024 _ED414_contrat.pdf
Uniquement si vous souhaitez diffuser sur internet une version incomplète et /ou paramétrée de votre thèse :
nom_prenom_annee_ED+n ° Ecoledoctorale_ sup .pdf p our le fichier supplémentaire diffusé sur Internet .
Ex : Dupont_Antoine_ 202X _ED414 _sup .pdf
! Ne pas mettre d’accents, ni de symboles, ni d’espace dans le nom des fichiers !
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Outils de rédaction pour les doctorants
- Existe-t-il un modèle pour la page de titre de la thèse à l’Université de Strasbourg ?
Oui, il est obligatoire d’insérer au début de la thèse le modèle officiel composé des pages de titre, d’avertissement et des résumés.
Le modèle est disponible sur le site de l’Université, rubrique : « Conseils techniques ».
- Dois-je fournir des résumés de ma thèse ?
Oui, il y a deux sortes de résumé à fournir obligatoirement :
- deux résumés courts de 1000 caractères chacun maximum incluant les espaces, l'un en français et l'autre en anglais, à insérer obligatoirement dans le formulaire d'enregistrement et dans le fichier de votre thèse selon le modèle officiel. Ils seront utilisés dans la notice descriptive de votre thèse.
- un résumé long (environ 10% du manuscrit), obligatoire dès lors que votre thèse est rédigée dans une autre langue que le français. Le résumé long doit être inséré dans le corps de votre thèse.
- Quelle taille le fichier de la thèse doit-il avoir ?
La taille maximale est de 2,5 Go.
- L’Université de Strasbourg propose-t-elle des formations pour les doctorants ?
Pour connaître les formations destinées aux doctorants, veuillez consulter le site de l’URFIST de Strasbourg.
- Où puis-je trouver des outils de gestion et de rédaction de références bibliographiques ?
La rédaction des références bibliographiques obéit à des règles strictes (styles bibliographiques) de structuration des informations citées. Voici quelques l ogiciels de gestion bibliographique : Zotero, EndNote, BibTex .
Des supports de formation aux logiciels de gestion des références bibliographiques sont également disponibles sur les sites de l’URFIST de Strasbourg.
Mise à jour : 11/12/2024
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