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Modalités de dépôt des mémoires, thèses d'exercice et rapports de stage

Seuls les mémoires, les thèses d'exercice et les rapports de stage répondant aux critères définis par la composante au sein de laquelle ils sont préparés et ayant obtenu l’autorisation du jury peuvent être déposés sur la plateforme Thèses-Unistra.

La diffusion du document n’est faite qu’avec l’autorisation de son auteur.

Les procédures de dépôt peuvent varier selon la composante dans laquelle vous préparez votre mémoire. Pour plus d'informations, veuillez contacter directement le Service de la scolarité de votre composante.

Avant de déposer votre document, veuillez prendre connaissance des aspects juridiques de la procédure afin de signer les contrats et autorisations nécessaires, et consulter les recommandations techniques sur le dépôt (voir ci-dessous).

1. Aspects juridiques du dépôt électronique des travaux d'étudiants

1.1. Documents à consulter

Avant tout dépôt, il est impératif que le déposant prenne connaissance des aspects juridiques entraînés par la procédure, concernant tant sa responsabilité que les garanties dont il jouit.
- Le code de la propriété intellectuelle (Légifrance)
- Utilisation des livres, de la musique imprimée, des publications périodiques et des œuvres des arts visuels à des fins d'illustration des activités d'enseignement et de recherche (Bulletin officiel, n° 16, 19 avril 2012)
- Respecter la vie privée et le droit à l'image (Internet responsable - Eduscol)
- Guide sur le droit d’auteur
- Mémento sur la diffusion des travaux universitaires sur Internet

Vous pouvez aussi consulter le document rédigé par Monsieur A. BOUVEL, enseignant-chercheur à l’Université de Strasbourg intitulé « Plagiat, copier-coller, recopiage : est-ce bien raisonnable ? »

Dès la rédaction de votre travail universitaire, nous vous recommandons de rassembler toutes les autorisations nécessaires à la diffusion des extraits d'œuvres protégées (images, articles de revues, tableaux... ) contenus dans celui-ci.

1.2. Diffusion Intranet

Le tableau publié avec le protocole d'accord transitoire signé entre le Ministère de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche et les sociétés gestionnaires du droit d'auteur résume les conditions de mise en ligne sur l'Intranet des extraits d’œuvres protégées dans les travaux pédagogiques et de recherche universitaires.

La diffusion de toutes les œuvres non couvertes par ce protocole d'accord, nécessite l'autorisation préalable de l'auteur ou de l'éditeur.

Les utilisations d'extrait d'ouvrages ou d'articles de revues publiés en édition numérique ne sont pas autorisées. Vous pourrez alors remplacer le texte par sa référence bibliographique et son URL d'accès pérenne (DOI=Digital Object Identifier).

1.3. Diffusion Internet

La diffusion sur Internet des extraits d’œuvres protégées dans les mémoires et les thèses d'exercice n'est pas couverte par le Protocole d'accord transitoire l'utilisation des livres, de la musique imprimée, des publications périodiques et des œuvres des arts visuels à des fins d'illustration des activités d'enseignement et de recherche.

Articles de revues ou extraits d'ouvrage
Vous pouvez contacter directement l'éditeur, via son site web, pour obtenir l'autorisation de diffusion de ces extraits contenus dans votre travail universitaire.

Images
Sauf en cas de mention contraire (licence Creative Commons, Licence CC0, Fair use), une image déjà diffusée sur site web (retrouvée dans Google Images par exemple) dans un contexte donné ne peut pas être réutilisée sans autorisation dans un autre contexte. Pour votre propre usage, vous devez impérativement obtenir l’autorisation de l’auteur, si l’œuvre graphique n'est pas dans le domaine public.

Photos et films
Pour la diffusion et la publication en ligne des photos ou des documents filmés, vous devez impérativement obtenir l'autorisation de diffusion du photographe ou de l'auteur du film (respect du droit d'auteur) mais aussi le cas échéant celle des personnes identifiées sur la photo (respect du droit à l'image des personnes et respect de la vie privée), de l'auteur de l’œuvre représentée sur la photo (sculpture, tableau...) ou du propriétaire du bien photographié (droit à l'image des biens).

Le cas échéant, vous devez également rajouter à l'autorisation de diffusion, l'autorisation de mentionner des données personnelles (droit au respect de la vie privée).
Si des personnes mineures figurent sur ces photos ou sur ces films, les autorisations parentales seront requises.

Dans le cadre d'un événement important ou de sujets d'actualités, le droit à l'information du public prime sur le droit à l'image.  Les personnages publics renoncent à leur droit à l'image dans le cadre de leur activités publiques ou officielles. La sphère privée reste protégée.

2. Recommandations techniques sur le dépôt

Format électronique des fichiers à déposer

Le format de diffusion des travaux universitaires adopté par l’Université de Strasbourg est le format PDF. Le document doit se présenter sous la forme d’un seul et unique fichier de type PDF non protégé (.pdf).
Le cas échéant, il est possible d’y adjoindre les fichiers non textuels uniquement sous forme numérisée (images interactives, sons, vidéos, présentation, …) à condition qu’ils soient libres de droit.

Pour le dépôt des mémoires, vous devez nous fournir la version signée et scannée en PDF du contrat de diffusion et conserver la version originale imprimée.

Le nom de chaque fichier doit comporter l’intitulé de votre diplôme, l’année de votre soutenance, vos nom et prénom, ainsi que le type de document (memoire, these, contrat, bordereau, resumes...) : diplome_annee de soutenance_nom_prenom_type de document.pdf.

Veuillez ne pas utiliser les caractères accentués dans le nom du fichier.

3. Procédure de dépôt après la soutenance

3.1. Mémoires ou rapports de stage

Vous devez déposer tous les documents demandés en vue de la diffusion de votre mémoire, en format électronique, sur la plateforme Dépôt-Thèses (via ENT étudiant onglet « Mon dossier »).

3.1.1. Documents à fournir

- la version électronique du mémoire ou du rapport de stage ;
- le contrat de diffusion de votre mémoire ou rapport de stage, complété, daté et préalablement signé par vous-même et par votre composante ;
- le fichier contenant les résumés (1000 caractères maximum) et les mots-clés de votre mémoire dans la ou les langue(s) de votre choix. Ce fichier doit être saisi dans un traitement de texte au format Word ou Libre Office

Le cas échéant, vous pouvez aussi nous fournir :
- l'autorisation de diffusion du rapport de stage délivrée par l'établissement où a eu lieu le stage ;
- l'autorisation de diffusion d'œuvre d'un auteur tiers, rempli par ce dernier, si votre mémoire ou votre rapport de stage contient des extraits de ces œuvres.

Les dépôts que vous effectuez ne pourront être validés et mis en ligne qu'après réception de ces documents.

3.1.2. Documents à télécharger

- Contrat de diffusion d'un mémoire
- Contrat de diffusion d'un rapport de stage
- Autorisation de diffusion d'un rapport de stage
- Autorisation de diffusion d'œuvre d'un auteur tiers


3.2. Thèses d'exercice

Le dépôt des thèses d'exercice ne concerne pour l'instant que la Faculté de chirurgie dentaire.

Vous devez faire parvenir les documents demandés auprès du Service de scolarité de la Faculté de chirurgie dentaire.

3.2.1. Documents à fournir

- la version électronique de la thèse d'exercice (format PDF) ;
- le contrat de diffusion de votre thèse, complété, daté et préalablement signé par vous-même ;
- le bordereau électronique d'enregistrement de thèse soutenue (format PDF).

3.2.2. Documents à télécharger

- Contrat de diffusion d'une thèse d'exercice en chirurgie dentaire